遠距辦公

 

    今年一場疫情全球掀起風暴，成為經濟大蕭條年代以來最嚴重的衰退，同時也改變企業的工作流程，越來越多公司嘗試「在家工作」遠距協作模式，在家工作變成新常態。投資「遠距辦公」如同買保險，以長期的投資避免突發事件的發生造成的憾事。花錢導入「遠距辦公」並非沒有用到就虧，而是為公司在數位轉型的長期佈局，踏出天時、地利、人和的一步。

 

    疫情當下應該先樽節開銷還是投資數位化？現在評估會不會太晚？對企業經營者、高階主管仍相當在意的幾件事：要討論公事是否能及時找到人？能否確保專案如期完成？是否掌握員工的工作進度？ 員工與同事之間聯繫會不會變得困難？ 舉凡溝通、協作、會議，現在工作非常仰賴資通訊工具，但資訊工具往往牽涉資安、IT 資源問題。所以建議可趁此機會，評估是否導入更專業的溝通協作方案、視訊會議工具，且事前的員工教育訓練也相當重要。

 

    在家工作，不代表不需要團隊，因此定期的內部視訊會議，對主管、員工是重要的凝聚力儀式。然而，會議的舉行時間、頻率、形式考驗主管的智慧。

「溝通」是遠距工作相當重要的元素，傳統的 email 無法滿足即時溝通、討論，因此，公司導入的是集合通訊、協作、雲端整合服務的企業通訊軟體，若遇到問題最好即時回報給主管跟 IT 人員，也要確保網路、通訊設備是暢通狀態，與外部客戶在溝通、甚至視訊會議，能不受網路限制，才能維持工作效率。

 

    雖然遠端辦公能保持社交距離，但參差不齊的設備與資安風險，儼然成為企業和組織數據安全的另一防疫課題。同事間聯繫、共享文件的方式勢必改變，這些轉移至線上的內容暴露在高度風險中極可能遭受網路攻擊，常見的是員工各自在不同的裝置和平台上作業時，造成無法集中管理、網路攻擊難以防範等問題。

 

    沒有人可以預料疫情對於企業造成的傷害會有多大，但疫情帶來的潛在商機卻是可以預測的。企業透過導入遠距辦公方案提升數位競爭力的同時，更是在提升自身的競爭門檻，未來在面對具規模、跨國的商機，才有足夠的武器和其他競爭對手對抗。許多企業在導入遠距辦公方案的同時，同步檢視企業整體資訊環境，並以階段式的佈署數位轉型、雲端服務和資訊安全相關解決方案。透過建立完善的資訊環境強化企業數位競爭力，加速商業版圖拓展。